1. Współadministratorami Danych Osobowych są:
– Beata Góra Firma Handlowo-Usługowa MADISON, reprezentowana przez Beatę Górę z
siedzibą w Starachowicach, 27-200 Starachowice, ul. Bohaterów 48, NIP: 6641257322,
REGON: 260003652, zwana dalej „Madison”,
– MADISON BIS GÓRA SP. K., zarejestrowana pod numerem NIP: 6642142348, REGON:
383016694, reprezentowana przez Jacka Górę, Aleksandrę Kawalec, z siedzibą w Zębcu 1E
, 27-200 Starachowice, zwana dalej „Madison Bis”,
zwani każdy z osobna „Administatorem”.
Madison oraz Madison Bis współadministrują danymi ze względu na relacje biznesowe
łączące obie firmy i powiązania osobowe.
2. Obowiązek informacyjny
Realizując obowiązek wynikający z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w stosunku do:
a) kontrahentów będących stronami zawieranych umów (osoby fizyczne prowadzące tzw. jednoosobową działalność gospodarczą, osoby fizyczne prowadzące działalność w postaci spółek prawa cywilnego),
b) osób reprezentujących kontrahentów instytucjonalnych (np. wspólnicy spółek osobowych, członkowie zarządu spółek kapitałowych, prokurenci, pełnomocnicy, syndycy),
c) osób wskazanych przez kontrahentów do kontaktu oraz do realizacji przedmiotu umów (np. koordynatorzy), informujemy, że Współadministratorami danych osobowych są podmioty wskazane powyżej tj. Madison i Madison Bis. Z Administratorami Danych Osobowych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych pisemnie na adres – Zębiec 1E, 27-200 Starachowice. Współadministratorzy nie wyznaczyli Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
3. Podstawę prawną przetwarzania Pana/Pani danych dla następujących celów w zależności od Panśtwa roli stanowią:
3.1. realizacja umowy – w zakresie niezbędnym do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – przez okres trwania współpracy;
3.2. dokonywanie rozliczeń realizacji umowy pomiędzy stronami, w tym realizacji płatności w zakresie niezbędnym do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – przez okres współpracy;
3.3. realizacja obowiązków w zakresie egzekucji roszczeń – w celu realizacji obowiązków w zakresie egzekucji z wierzytelności wynikających z Kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o komornikach sądowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez 3 lata od ostatniego potrącenia;
3.4. realizacja obowiązków w zakresie rachunkowości – w celu realizacji obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło zdarzenie podatkowe;
3.5. wypełnianie obowiązków podatkowych – w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, w szczególności Ordynacji podatkowej, ustawy o podatku od osób prawnych, ustawy o podatku od towarów i usług (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym nastąpiło zdarzenie podatkowe;
3.6. dochodzenie roszczeń lub obrony przed roszczeniami – jako prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dochodzeniu swoich praw majątkowych lub niemajątkowych, ochronie przed roszczeniami wobec administratora, zgodnie z przepisami ogólnymi, w szczególności Kodeksem cywilnym (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – przez 3 lata od zakończenia współpracy;
3.7. analityka i weryfikacja kontrahenta – jako prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na analizie wyników prowadzonej działalności gospodarczej,
3.8. komunikacja pomiędzy Stronami – jako prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu odpowiedniej komunikacji pomiędzy stronami umowy (art. 6 ust. 1 lit f RODO) – przez okres trwania współpracy;
3.9. prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług – jako prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu działań promujących prowadzoną przez Administratora działalność (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – przez okres trwania współpracy albo do chwili złożenia sprzeciwu,
3.10. przetwarzanie Pana/Pani danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i/lub prawidłowej realizacji łączącego Administratora Danych stosunku prawnego.
Odbiorcy danych osobowych:
4. Odbiorcami Pana/Pani danych mogą być podmioty, które na podstawie zawartych umów przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratorów (usługodawcy z zakresu m.in. usług księgowo-kadrowych, prawnych, doradczych, IT, spedycyjnych i przewozowych), a także podmioty upoważnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa (w szczególności sądy i organy państwowe).
5. Państwa dane nie będą przekazane do państw trzecich. Prawa osób, których dane są przetwarzane:
6.Ponadto, informujemy, że ma Pan/Pani prawo do: dostępu do swoich danych osobowych oraz żądania sprostowania swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych, ze względu na Pana/Pani szczególną sytuację, w przypadkach, kiedy przetwarzamy Pana/Pani dane wyłącznie na podstawie naszego prawnie usprawiedliwionego interesu czy też na potrzeby marketingu bezpośredniego, przenoszenia swoich danych osobowych, żądania usunięcia danych (poza wypadkiem, gdy Administrator przetwarza dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony swoich roszczeń), wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Bezpieczeństwo danych osobowych:
7. Informujemy, że nie korzystamy z systemów służących do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, choć samo przetwarzanie danych osobowych może odbywać się w sposób zautomatyzowany.
8. Współadministratorzy oraz każdy z Administratorów z osobna na bieżąco prowadzą analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe przetwarzane są przez nich w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania.
9. Współadministratorzy oraz każdy z Administratorów z osobna dbają o to, by wszystkie operacje na Danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.
10. Współadministratorzy oraz każdy z Administratorów z osobna podejmują wszelkie niezbędne działania, by także ich podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na ich zlecenie.
Okres przechowywania danych osobowych:
11. Okres przetwarzania danych przez Współadministratorów lub osobnych Administratorów zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi lub realizowania zamówienia, do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Współadministratorów lub każdego z Administratorów z osobna.
12. Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.